Ganz schön agil und kreativ: Virtueller Design Thinking Prozess bei Q

Im Mai hatte ich ein Gespräch mit einem Kunden, der Folgendes sagte: In Corona wird unser Unternehmen in 3 Monaten zwangsdigitalisiert, dazu hätte man vor Corona wahrscheinlich einen 5-Jahresplan benötigt. Wir haben keine 3 Monate Zeit. Keine 3 Wochen. Manchmal nur 3 Tage, um ein Projekt zu digitalisieren.

Die Digitalisierung eröffnet uns als Marktforscher viele Möglichkeiten. Meetings, Besprechungen, Zusammenkünfte, ein gemeinsames Feierabendbier im Homeoffice, Vieles findet auf einmal digital statt. Doch wie sieht es mit Projekten aus, die eigentlich vom gemeinsamen Miteinander und Austausch untereinander leben? Kann man Kreativprozesse und Design Thinking Formate ebenfalls digitalisieren und das unter enormem Zeitdruck?

Wir bei Q haben uns der Herausforderung gestellt und ein Design Thinking Prozess komplett virtuell durchgeführt. Challenge accepted!

 

Vorweg: Wie setzen wir für gewöhnlich einen Design Thinking Prozess um?

Wenn wir einen Design Thinking Prozess entwerfen, denken wir vom Ziel aus. Das Ziel ist beispielsweise die Entwicklung einer neuen Produkt- oder Formatidee. Die Schritte dorthin, lassen sich unterschiedlich ausgestalten und hängen von mehreren Rahmenbedingungen ab. Wovon dieser Prozess aber immer lebt, ist der Austausch und die Kommunikation der Teammitglieder. Ein gemeinsames Miteinander, bei dem keiner seine Ideen durchboxt, sondern man immer wieder Ideen gemeinsam weiterentwickelt und auch den Prozess und die Zwischenergebnisse gemeinsam reflektiert. Ist unsere Idee noch auf dem richtigen Weg? Haben wir noch das Ziel vor Augen? Das sind Fragen, die wir im Prozess immer wieder stellen und beantworten.

Wir haben schon viele verschiedene Varianten von Kreativprozessen gestaltet und umgesetzt, von kürzeren 2-3 tägigen Design Sprints, bis zu 5-tägigen Workshops oder auch langen Prozessen mit mehreren Iterationsschleifen über 3 Monate hinweg. Wir gestalten den Prozess immer individuell für den Kunden und nehmen dabei auf viele Aspekte Rücksicht.

In diesem Fall waren aufgrund von Corona die Rahmenbedingungen komplett unterschiedlich: Es ging darum einen kompletten einwöchigen Design Thinking Prozess mit unterschiedlichen Kundenteams zu digitalisieren und virtuell durchzuführen. Und auch hier galt: Challenge accepted!

 

Die Vorbereitung: Alles eine Frage der Planung aber mit der größtmöglichen Flexibilität

Bei virtuellen Workshops oder Kreativprozessen ist der Grundsatz: „eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete“ noch wichtiger. Viele Prozessschritte gerade im motivationalen Bereich, die eine gute Moderatorin oder ein guter Moderator face to face durch eine Improvisation regeln kann, fallen in der ursprünglichen Form weg. Klassisches Teambuilding ist nicht möglich, auch kleine Motivationseinheiten, die wir sonst zu Beginn eines neuen Tages durchführen, gibt es in der klassischen Form nicht.

Wie kann man beispielsweise Teammitglieder, die sich kaum kennen, zu einer eingeschworenen Einheit machen, ohne dass sich diese Personen im echten Leben begegnen? Personen, die zudem in ihrem Home-Office sitzen und eventuell noch mit technischen oder familiären Störfaktoren umgehen müssen? Eine ganz schöne Herausforderung, die zudem noch durch die virtuellen Plattformen erschwert wird. Wir haben uns deswegen verschiedene Kollaborationsplattformen angeschaut und miteinander verglichen. Außerdem haben wir sehr viel Wert auf die Kreation und Erstellung von Arbeits- Templates für die Kreativtechniken gelegt und diese für die digitale Nutzung optimiert. Zudem ist ein technisches Onboarding zentral wichtig, weil dadurch die Arbeitsfähigkeit gewährleistet wird und kein Frust aufkommt, der technisch bedingt ist.

Rollen- und Rollenerwartung wurden ebenfalls sehr genau definiert und darauf geachtet, dass bestimmte Prozessschritte transparent und nachvollziehbar geplant sind. Die Moderation der Prozessschritte wurde beispielsweise im Vorfeld festgelegt und detailliert durchgeplant: jedes Team bekam einen Guide von Q zur Seite gestellt. So wussten die Teammitglieder immer, wer an welchem Punkt und zu welcher Frage der passende Ansprechpartner ist.

Wie erwähnt, darf in einem virtuellen Prozess das Teambuilding nicht zu kurz kommen und unterschätzt werden. Das Hochladen von Bildern des eigenen Mittagessens mag auf den ersten Blick komisch klingen, hat aber in unserem Fall zu einigen Lachern geführt. Auch das gemeinsame Abendritual nach einem anstrengenden Workshoptag mit einem virtuellen Feierabendgetränk hat zu guter Stimmung und Verbindlichkeit geführt.

 

Die Umsetzung: Engagement, Disziplin und Zuverlässigkeit im Team

Man könnte vielleicht denken, Disziplin und Kreativität widersprechen sich. Zu viele Regeln und zu viel Disziplin können kreative Gedanken und Ideen ausbremsen. Ja und Nein. Denn, ohne diszipliniertes Verhalten in Bezug auf Anfangszeiten und fokussierte (nicht durch andere Medien gestörte) Zusammenarbeit, kann schnell Frust aufkommen. Deswegen ist es wichtig Regeln transparent zu machen, über eine Kontraktbildung, das Einverständnis zu haben und die Regeln gegebenenfalls (charmant aber bestimmt) durchzusetzen. Auch deswegen haben wir während des gesamten Prozesses die Unter-Teams begleitet und standen als Guides zur Verfügung. Jedes Ideation-Team hatte einen festen Ansprechpartner. Wir haben mit Fragen die Diskussionen geleitet, auf die Einhaltung der Zeitangaben geachtet und immer wieder geschaut, ob alle in die gleiche Richtung laufen und das Ziel vor Augen haben. So wurde kein Team mit den Aufgaben alleine gelassen.

Für die Aufgaben selbst haben wir Templates, die sonst als Poster ausgedruckt verwendet werden, auf eine digitale Kollaborationsplattform übertragen. Die Teams hatten in dieser Plattform die Möglichkeit, virtuelle Post-its zu nutzen. Verschiedene Farben, Formen, Gifs, Sticker und Co. waren ebenfalls möglich. Die Templates konnten auf diese Art genauso befüllt und gestaltet werden, wie es in einem analogen Workshop möglich ist. Wichtig ist hierbei, dass wir den Teammitgliedern, die Gelegenheit gaben, die Plattform kennen zu lernen. Dafür wurden Zeit und Extra-Aufgaben eingeplant, um auch technisch, die Voraussetzung für eine reibungslose Kollaboration zu schaffen.

 

Unser Fazit: Mit der richtigen Motivation und guter Planung ist alles möglich

Wir bleiben dabei, einen kreativen Prozess virtuell umzusetzen, ist eine Herausforderung, aber eine Lösbare! Bestimmte Grundsätze und Mindsets sind zentral und universell, egal ob man einen Kreativprozess virtuell oder analog durchführt. Aber es gibt auch Besonderheiten, die kanalspezifisch sind. Wenn bestimmte Rahmenbedingungen verabredet sind und eingehalten werden, lässt sich auch über virtuelle Kollaborationsplattformen zielgerichtet, effizient und erfolgreich innovieren.

Kreativität ist definitiv auch digital möglich, wenn alle Beteiligten motiviert, die Ziele klar sind und Alle an einem Strang ziehen.

Manchmal werden Rahmenbedingungen vorgegeben und sind unabänderlich, wie z.B. Corona-Beschränkungen. Dann gilt es, Lösungen zu finden, die zielführend sind und die zu diesen Rahmenbedingungen passen. In unserem Beispiel hat der virtuelle Design Thinking Prozess hervorragend funktioniert, weil unterschiedliche Rädchen ineinandergegriffen haben.

Autorin: Lena Gebel